Beredskapsanalyse

«Beredskapsanalyse? Jeg har jo en risikoanalyse!!!!» Tenker du dette, så vær ved godt mot. Har du en risikoanalyse er du jo godt på vei når du nå skal starte arbeidet med en beredskapsanalyse for virksomheten din :-)

Hva er en beredskapsanalyse?

Beredskapsanalyse er en systematisk prosess der en skal planlegge og implementere tiltak for de uønskede hendelser en risikoanalyse avdekker. Risikoanalyser kan gi svar på hvilke uønskede hendelser som kan forekomme, men sier ikke noe om hvordan vi skal  håndtere de uønskede hendelsene og hvordan vi skal dimensjonere oss for å kunne håndtere disse. Begrepet dimensjonering brukes her om hva virksomheten trenger av personell, kompetanse og utstyr for å håndtere de uønskede hendelsene. Beredskapsanalyser kan derfor brukes både for å etablere og opprettholde virksomheters beredskap.

I risikoanalysen identifiserer vi hvilke uønskede hendelser som kan inntreffe i den aktuelle virksomheten – og følgelig hvilke uønskede hendelser vi må etablere beredskap for. Av de uønskede hendelsene vi har identifisert, må vi velge ut den eller de hendelsene som er mest alvorlige og som derfor skal styre vår beredskapsetablering. De hendelsene vi velger kan være knyttet til at det er stor sannsynlighet for at de inntreffer, at konsekvensene kan være store, at de kan gi spesielle utfordringer, eller fordi krav og retningslinjer sier at vi skal etablere beredskap for disse.

Ytelsesrammer

De utvalgte hendelsene omtales som definerte fare- og ulykkeshendelser, eller dimensjonerende hendelser. En samlebetegnelse på disse er ytelsesrammer, fordi de setter rammene for beredskapen vår. Disse kan eksempelvis være flom og oversvømmelse, brann i barnehage, utforkjøring, eksplosjon i verksted og et barn blir borte på skoletur. Om vi etablerer beredskap for disse uønskede hendelsene, mener vi at virksomheten er beredt for også andre, mindre uønskede hendelser. Ytelsesrammer setter altså grenser for det vi har ambisjon om å håndtere. Om det skulle inntreffe uønskede hendelser som ligger utenfor ytelsesrammene, vil disse bli håndtert etter beste evne. Dette kan være hendelser som har enorme konsekvenser, men som det er meget liten sannsynlighet for. Da vil det ikke være naturlig å ha en beredskap for dem. Et eksempel kan være en virksomhet som ligger i en dal mellom høye fjell, der det hvert ti tusende år kan kan komme et svært steinras som raserer alt. Dersom virksomheten skal ha konstant beredskap for dette, vil det sluke uforholdsmessig store ressurser.

For hver av de uønskede hendelser vi har påpekt ovenfor, må vi så fastsette ytelseskrav. Ytelseskrav er rett og slett krav til hva virksomheten skal kunne yte ved en uønsket hendelse. Det finnes både kvalitative og kvantitative ytelseskrav. Et kvalitativt ytelseskrav kan eksempelvis være at «virksomheten skal være robust nok til at den skal kunne håndtere uønskede hendelser på en effektiv måte», mens et kvantitativt ytelseskrav kan være at «virksomheten skal gjennomføre brannøvelse minst en gang hvert kalenderår» eller «vi skal kunne evakuere og begynne slokking av brann i maskinrommet på tre minutter».

De tre hovedfasene

For å finne ytelseskravene er det en fordel at vi deler håndteringen av den uønskede hendelsen inn i ulike faser. Disse fasene kan variere i forhold til type hendelse og hvilken virksomhet det gjelder, men vanligvis finnes tre hovedfaser:

1)    Varsling og mobilisering: Varsle om hendelsen og alarmere

2)    Håndtering: Planlegge og iverksette tiltak

3)    Normalisering: Normalisering av driften og tilbakevending til normaltilstanden ved virksomheten

Eksempel: Brann i barnehagen vår

Om vi skal gjennomføre en beredskapsanalyse for den uønskede hendelsen brann i barnehage, kan dette gjøres på følgende måte:

Forskrift om brannforebygging sier at personer som jobber eller oppholder seg i bygget skal ha kunnskaper og ferdigheter i hvordan de skal forebygge brann og opptre ved brann. Dette betyr i praksis at de må ha opplæring og øvelser. Det er barnehagen sin egen risikovurdering som sier hvor ofte vi skal øve, og på hvilken måte. La oss si at i vår barnehage skal vi ha to evakueringsøvelser med barna hvert år. Videre skal vi ha en årlig opplæring som går på hvordan vi skal forebygge en brann i barnehagen, og en annen på hvordan vi begrenser brannen dersom den først oppstår. Dette er dermed å anse som et kvantitativt ytelseskrav. Samtidig er barnehagen selv opptatt av å kunne håndtere en slik hendelse på en effektiv måte, hvilket understreker det kvalitative ytelseskravet. For å så finne ut hvordan vi skal gjøre dette må vi se på de tre forholdene som har betydning for dimensjonering, som er: kompetanse, personell og utstyr. Listen under er et kort eksempel på hvordan beredskapsanalyse for ”brann i barnehage” kan gjennomføres.

Om vi så knytter dette til de ulike fasene, kan vi gjøre det slik:

Så enkelt kan det gjøres :-) Lykke til med beredskapsanalysen for din virksomhet!

Neste ukes blogginnlegg vil omhandle utarbeidelse av beredskapsplanverk!