Beredskapsanalyse – hva og hvorfor

I denne artikkelen skal jeg systematisk gå gjennom hva en beredskapsanalyse er og hvordan den kan bygges opp. Artikkelen er rettet mot brann- og redningsvesen, men det som går på metodikk og innhold i en beredskapsanalyse er like aktuelt for andre beredskapsorganisasjoner, som industrivern og sykehus.

Hvorfor beredskapsanalyse?

Brann- og redningsvesen er nå pålagt å utarbeide beredskapsanalyse. Dette kravet kom med den nye brann- og redningsvesenforskriften som trådte i kraft 1. mars 2022.

Uten en analyse som tar for seg brann- og redningsvesenets beredskapsmessige oppgaver og plikter, kan beredskapen fort bli tilfeldig. Da er det ikke uvanlig at den bygger på «det man alltid har gjort».

Hva er så en beredskapsanalyse?

En beredskapsanalyse vurderer behovet for personell, utstyr, kompetanse og organisering av beredskapsavdelingen i brann- og redningsvesenet. Følgende momenter inngår i vurderingene (listen er ikke uttømmende):

• Hvor mange brannstasjoner skal det være i kommunen/ansvarsområdet?
• Hvor skal brannstasjonene plasseres?
• Hva skal stillingsstørrelsen til lederne være (brannsjef, leder forebyggende og leder beredskap)? – hvis det er færre enn 20 000 innbyggere i kommunen/ansvarsområdet kan stillingsprosenten i utgangspunktet være lavere enn 100 % for hver lederfunksjon.
• Hvordan organiseres overordnet vaktberedskap? 
• Hvor mange mannskaper skal det være ved hver brannstasjon?
• Hvilken vaktordning skal mannskapene ha?
• Hvor stor overdekning av mannskaper skal det eventuelt være?
• Hvilken kompetanse skal mannskapene ha?
• Hvor mange kjøretøy – og hvilken type kjøretøy – skal det være i beredskapen?
• Skal det være båt i beredskapen, og i så tilfelle: hvilken størrelse og kapasitet skal denne ha?
• Trengs det ATV, UTV, eller annet fremkomstmiddel for å ta seg frem til ellers utilgjengelige steder i kommunen/ansvarsområdet?
• Hvilket annet utstyr må være på plass?
• Skal eksisterende samarbeidsavtaler videreføres?
• Må det inngås flere samarbeidsavtaler for å sikre en tilfredsstillende beredskap? (og hva hvis man ikke får denne/disse i havn – må man da øke beredskapen i eget brann- og redningsvesen?)

Dette er noen av vurderingene som må utføres. Listen er som sagt ikke uttømmende.

Underveis i arbeidsprosessen blir arbeidsgruppen svært godt kjent med eget brann- og redningsvesen, og som regel kommer det en del aha-opplevelser. Det er en spennende prosess! Etter å ha bistått nærmere 30 brann- og redningsvesen med å utarbeide beredskapsanalyse – sammen med risiko- og sårbarhetsanalyse og forebyggendeanalyse – kan jeg skrive under på at det ikke er kjedelig. 

Men først: Risiko og forebyggende arbeid!

Før beredskapsanalysen skal det utarbeides en risiko- og sårbarhetsanalyse og en forebyggendeanalyse.

Risiko- og sårbarhetsanalysen tar for seg uønskede hendelser i ansvarsområdet som faller under brann- og redningsvesenets virkefelt. Den tar også for seg risiko og sårbarhet utenfor ansvarsområdet som kan få betydning for brann- og redningsvesenet, og den vurderer hvordan forskjellige risiko- og sårbarhetsfaktorer kan påvirke hverandre. I tillegg vurderer den hvor sårbar brann- og redningsvesenet er hvis en uønsket hendelse oppstår.

Når risikobildet er tegnet, utarbeider man forebyggendeanalysen. Den tar hovedsaklig for seg risikoen for brann og søker å legge opp et forebyggende arbeid som kan forebygge brannhendelser, inkludert brann i skorstein eller fyringsanlegg. Brann- og redningsvesenet er også pålagt andre forebyggende oppgaver og tilsynsoppgaver, blant annet skal det føres tilsyn med farlig stoff. Dette kan bidra til å redusere risikoen for miljøfarlig utslipp, som er en uønsket hendelse beredskapsavdelingen skal kunne håndtere.

Når forebyggende tiltak er satt inn der det er mulig, står man igjen med restrisikoen. Det er denne restrisikoen beredskapen skal kunne håndtere – så det er den beredskapsanalysen retter seg mot.

Hva sier regelverket?

Utover restrisikoen, ser beredskapsanalysen på krav i lover og forskrifter. For brann- og redningsvesen sine beredskapsmessige oppgaver er dette først og fremst:

• Brann- og eksplosjonsvernloven
• Brann- og redningsvesenforskriften

Brann- og redningsvesenforskriften har en fyldig veiledning, og det er utarbeidet egen temaveiledning for beredskapsanalyse.

Forskriften stiller spesifikke krav til bemanning, vaktordninger, utstyr, kompetanse, ledelse, og mye mer.

Det er også annet regelverk som er aktuelt, blant annet regelverk knyttet til håndtering av akutt forurensning.

Arbeidsmiljøloven med tilhørende forskrifter må hensyntas i analysen, for de stiller krav til arbeidsforholdene til mannskapene. Det er for eksempel krav til å skille rene og urene soner på brannstasjonen; brannrøyk inneholder kreftfremkallende stoffer, og etter ulykker og helseoppdrag kan mannskapene ha fått biologisk materiale på seg.

Hvordan er ståa i kommunen(e)?

Når rammene og føringene for beredskapen er klarlagt, går man over til å se på kommunen/ansvarsområdet.

• Hvor mange innbyggere er det?
• Hvor mange 10- og 20-minuttersobjekter er det, inkludert tettsteder?
• Hvor ligger disse 10- og 20-minuttersobjektene?
• Hvordan er bistandsmulighetene?
• Hvilke andre ressurser fins det i kommunen/ansvarsområdet?
• Er det områder med svært lang utrykningstid?
• Er det krav om vanntankbil?
• Er det industrivernpliktige virksomheter i kommunen/ansvarsområdet som kan utgjøre en beredskapsressurs ved branner og ulykkeshendelser?

Og så: Hvordan er ståa på beredskapsavdelingen?

• Hvordan er avdelingen organisert?
• Hvor mange brannstasjoner er det?
• Ligger brannstasjonen(e) riktig til i forhold til 10- og 20-minuttersobjekter?
• Tilfredsstiller brannstasjonene HMS-krav med hensyn til rene og urene soner mv.?
• Hvor mange ansatte er det?
• Hvilken kompetanse har de ansatte? Er det eventuelt store mangler?
• Hvilket utstyr disponerer avdelingen?
• Hvor mange mannskaper møter ved utalarmering? I deltidsbrannvesen uten vaktordning er dette et svært viktig spørsmål. Vi har opplevd at færre enn et fullt vaktlag kan møte på dagtid, og da er man for få i henhold til kravet.
• Hvor mange mannskaper kan møte opp og utgjøre ressurspådraget ved større hendelser der det ikke er tilstrekkelig med et vaktlag?

Det er enda flere faktorer som må kartlegges. Jeg har nevnt noen av de viktigste.

Dimensjonerende hendelser

For å finne ut hva som trengs av personell, kompetanse og utstyr setter man opp såkalte dimensjonerende hendelser. Dette er et antall større hendelser som samlet tar opp i seg alle de hendelsestypene som brann- og redningsvesenet skal kunne håndtere. Hendelsestypene finner man blant de uønskede hendelsene som er vurdert i risiko- og sårbarhetsanalysen.

Man dimensjonerer altså brann- og redningsvesenet på bakgrunn av hva som trengs av personellressurser, kompetanse og utstyr for å håndtere de dimensjonerende hendelsene på en tilfredsstillende måte.

Hvilke dimensjonerende hendelser man velger seg ut, kommer helt an på kommunens størrelse og hvor risikoen er størst. En dimensjonerende hendelse er et bestemt scenario og kan for eksempel være: "Brann i bolighus på nattestid. Det er sju personer registrert på adressen, og tre av disse skal fremdeles være inne. Det blåser sterkt, og det er stor risiko for brannspredning til andre hus. Brannen er påsatt, og gjerningspersonen er i området".

For hver dimensjonerende hendelse setter man opp behov og tiltak, utstyr, personell og kompetanse i de ulike fasene av hendelsen. Vi pleier å bruke disse tre fasene (hentet fra temaveiledningen):

• Varslings-, utryknings- og fremkomstfasen
• Aksjonsfasen
• Normaliseringsfasen

Ytelseskrav og dimensjonerende krav

For hver dimensjonerende hendelse setter vi opp ytelseskrav og dimensjonerende krav. Ytelseskrav er «godhetskriterier» – hva skal beredskapsavdelingen yte? Ut fra ytelseskravene, settes så dimensjonerende krav – hvordan skal beredskapsavdelingen dimensjoneres for å oppfylle ytelseskravene?

Eller med andre ord:

• Hvor mange personer trengs det i beredskapen – både til førsteinnsatsen og til ressurspådraget?
• Hvilken kompetanse må personellet ha?
• Hvilket utstyr må de ha for å utføre arbeidet?

Samsvarserklæring og GAP-analyse

Når vi nå vet hva vi har og hva vi trenger, kan vi analysere hvorvidt vi har tilstrekkelige personellressurser, kompetanse og utstyr. Når vi stiller opp dagens beredskap mot de dimensjonerende kravene vi har analysert oss frem til, ser vi om noe mangler – om det er et gap.

Havner den i skuffen, så skjer det ingenting

Mange rapporter, dokumenter og analyser havner i en skuff. Eller i en bortgjemt mappe på datamaskinen. Da har den lite for seg. En beredskapsanalyse må brukes. Når den inneholder realistiske dimensjonerende hendelser, kan den lett tas frem for å sette opp øvelser og teste beredskapen. Da blir den ikke "bare" en beredskapsanalyse.

Det er krav til at analysen skal oppdateres når det skjer endringer i risiko og sårbarhet som kan få betydning for organiseringen, bemanningen og utrustningen av brann- og redningsvesenet. Den skal minimum oppdateres hvert fjerde år. Jeg anbefaler å ta den frem minst en gang i året og rette det som må rettes. Da blir revisjonsjobben mye enklere.

Hvem skal lage den?

Det er brann- og redningsvesenet som skal utarbeide de tre analysene – risiko- og sårbarhetsanalysen, forebyggendeanalysen og beredskapsanalysen. Ofte kan det være en fordel å få bistand utenfra – for å få sett på egen virksomhet med eksterne øyne. Men personell fra brann- og redningsvesenet må være med: brannsjef, leder forebyggende, leder beredskap, tillitsvalgte, verneombud og andre som det er naturlig å involvere.

Ja, jeg sier leder forebyggende, for beredskapsarbeidet og det forebyggende arbeidet er integrert i hverandre. Forebyggende avdeling har svært verdifull informasjon om områder, bygninger og andre objekter i kommunen, og de vil dessuten tilegne seg viktig kunnskap ved å delta i arbeidet.

På samme måte er det nødvendig å ha med personell fra beredskapen når forebyggendeanalysen utarbeides.

Ifølge brann- og redningsvesenforskriften skal analysene utarbeides i denne rekkefølgen:

1. Risiko- og sårbarhetsanalyse
2. Forebyggendeanalyse
3. Beredskapsanalyse

Hvorfor denne rekkefølgen? Som sagt: Først må risikoen identifiseres. Så kan vi analysere hvordan det forebyggende arbeidet skal innrettes for å redusere risikoen. Til sist dimensjonerer vi beredskapen for å håndtere restrisikoen.

Vi i Einang Safety har bistått mer enn 25 brann- og redningsvesen med å utarbeide deres analyser. Det er et utrolig interessant arbeid. Og vi treffer – uten unntak – svært engasjerte mennesker, både fra forebyggende og beredskap.

Arbeidet med å utarbeide beredskapsanalysen bringer personell fra forebyggende og beredskap sammen. Det skaper gjensidig forståelse. Det gir verdifull informasjon til begge avdelinger. Det fremmer samarbeid.

Både forebyggende avdeling og beredskapsavdelingen bidrar til å redusere risikoen for og ved brann. Forebyggendeanalysen og beredskapsanalysen er en del av fundamentet i dette arbeidet.

Hvis ditt brann- og redningsvesen skal til å utarbeide deres beredskapsanalyse, bistår vi gjerne. Send oss en e-post eller ring. Du treffer oss på [email protected] eller tlf. 932 97 784. Håper vi snakkes!

NB! Denne artikkelen er bygget på samme lest som en artikkel jeg skrev i september 2023 med tittelen "Forebyggendeanalyse – hva og hvorfor". Hvis du jobber i brann og redning og er interessert i å lese om forebyggendeanalyser og hvordan den kan bygges opp, er du velkommen til å lese den artikkelen.

Lykke til med beredskapsanalysen!

Hilsen Paul