Beredskapsøvelser og læring

Beredskapsøvelser er helt sentrale for virksomheter, etater og organisasjoner. Når uønskede hendelser inntreffer er det ikke nok med skriftlige beredskapsplaner, ettersom vi ofte ikke har tid til å bla opp i planverket.

For å håndtere hendelser på en god måte, må vi klare å tenke kreativt, vi må kunne improvisere, og vi må ta raske og riktige beslutninger. Beredskapsøvelser og læring = en naturlig del av virksomheters strategi. Vi må øve for å bli bedre, samtidig som øvelser kan bidra til å bygge kompetanse og trygghet.

Beredskapsøvelser er viktige for å kunne teste virksomheters og organisasjoners evne til å kunne respondere og håndtere hendelser – når det gjelder som mest.

Kort sagt kan vi si at øvelser er viktige for å:

• Bli bedre
• Trene på beredskapsplanen og strategier
• Styrke mentaltrening og håndtering av stress
• Fysisk fostring for å kunne håndtere hendelser
• Øve samspill med andre aktører, både interne og eksterne

Hva skal vi øve?

Spørsmålet vi bør stille oss er hva vi skal øve på. Alle øvelser trenger ikke å være omfattende, ettersom vi ikke nødvendigvis lærer mer av omfattende øvelser. Selv små øvelser kan gi stor læringseffekt! I alle sammenhenger er det viktig å øve basert på tidligere hendelser, ROS-analyser og instrukser, samtidig som vi også må øve på det som kan skje. Ingen hendelser er like, og derfor må vi også øve på hendelser som ikke har skjedd, nettopp fordi dette får betydning for vår evne til å håndtere overraskelser og uventede hendelser.

I forkant av en øvelse er det viktig å sette seg mål; det må klargjøres hva som er formålet med øvelsen. Dette kan eksempelvis være:

• Øve på beredskapsplanen
• Teste kompetanse og utstyr
• Øve på mediehåndtering og kommunikasjon
• Øve for å skaffe erfaringsgrunnlag
• Øve for å avklare ansvar og rolleforståelse

Oppsummert kan vi si at hensikten med øvelser er å øke håndteringsevnen for ulike typer uønskede hendelser. Vi må tenke på at hver aktør skal ha et læringsutbytte, og dersom eksterne aktører er involvert, må deres rolle også synliggjøres.

Ulike typer øvelser

Det finnes ulike typer øvelser, som blant annet alarmeringsøvelser, tabletop, aksjonsøvelser og fullskalaøvelser. En øvelse kan også være sammensatt av flere ulike typer øvelser. Ofte vil det være nødvendig å avklare hvilket nivå øvelsen skal ha og om en skal øve ett eller flere nivåer, som eksempelvis taktisk, operasjonelt og strategisk. For å utdype: Taktisk nivå er mannskapene som håndterer hendelsen på hendelsesstedet. Operasjonelt nivå er de som sitter tilbaketrukket fra hendelsesstedet og styrer hendelsen fra et operasjonssenter eller hovedkvarter. Strategisk nivå er virksomhetens ledelse; på dette nivået tenker en langsiktig og overordnet.

For å få en god start på en øvelse, kan det være nyttig å starte med en tabletop-øvelse, før en øver ulike funksjoner, roller og ansvar både internt og i samvirke med andre aktører.

Tabletop

En tabletop-øvelse (bordøvelse) er en diskusjonsbasert øvelse hvor en arbeider med ulike problemstillinger og oppgaver en kan møte på under uønskede hendelser. Som det ligger i ordet, er dette en ”skrivebordøvelse” – eller en ”teoretisk” øvelse. Under en slik øvelse får de involverte deltakerne mulighet til å bli kjent med egen rolle og ansvarsområde, uten at tid er en kritisk faktor. Her kan en i tillegg øve på kommunikasjon, både internt og eksternt. Et pluss med en slik type øvelse er at den er mulig å gjennomføre relativt ofte uten at den er ressurskrevende.

En øvelse trenger ikke å foregå utendørs. Det ligger mye god læring i å sitte rundt et bord og øve på det man skal gjøre hvis krisen oppstår.

Spilløvelse

En spilløvelse er en øvelse der deltakere øver på sine roller og ansvar som ligger nært de yrkesroller en utøver og innehar til daglig. Slike øvelser vil være egnet for personell med roller i beredskap/kriseledelse i nødetater, nødalarmsentraler og kommunalt/fylkeskommunalt hold.

Fullskalaøvelse

En fullskalaøvelse er en øvelse der den enkelte virksomhet/organisasjon, enten alene eller sammen med andre, tester og øver alle funksjoner som er viktige for å kunne håndtere réelle hendelser. Dette er en praktisk øvelse, der en både innehar teoretisk læring og ferdighetstrening, slik at en skal kunne utøve sine funksjoner på en god måte.

Evaluering og læringsutbytte av øvelser

I etterkant av øvelser skal det foretas evaluering. Evalueringsprosessen kan gjøres kort og enkel, ved at man rett og slett setter seg ned rundt et bord og diskuterer gjennomføringen over en pizza, eller den kan gjøres mer omfattende. Type og omfang på øvelsen er bestemmende for hvor omfattende evalueringen er. En grundigere evaluering kan gjennomføres i følgende trinn:

• Samle inn informasjon om det som faktisk ble gjort på øvelsen
• Evaluere den innsamlede informasjonen. Gjorde alle det de skulle? Brukte vi mer tid enn planlagt? Hadde vi riktig og nok utstyr? Var beredskapsplanen enkel og funksjonell å bruke? Etc. etc etc.
• Revidere beredskapsplan og annen dokumentasjon, dersom dette trengs
• Skifte ut eller supplere utstyr, kompetanse eller personell, dersom dette trengs
• Dokumentere hva som er gjort og hva som må gjøres i fremtiden

En vellykket hendelseshåndtering forutsetter at en øver slik at en vet hva en skal gjøre under de ulike hendelsene og de ulike beredskapsfasene vi snakket om i et tidligere blogginnlegg (varsling og mobilisering, håndtering og normalisering). Ulike typer øvelser vil gi ulike læringseffekter, men det bør likevel merkes at øvelse på et realistisk scenario, sammen med veiledning og engasjement, kan bidra til å gjøre selv den minste øvelsen svært lærerik. Vi vil derfor driste oss til å si at flere mindre øvelser gjennom året er bedre og viktigere enn én stor øvelse i året. Det viktigste er at de som skal håndtere de uønskede hendelsene trenes jevnlig.  

Til sist: Ikke glem det sosiale aspektet i en øvelse! Det er en gyllen mulighet til å samle de ansatte. Det kan utvikle lagånd og samhold. Og husk: Øvelse gjør mester ;-) 

Neste uke skal det handle om sikkerhetskultur. Stay tuned...