Beredskapsplan

Har din virksomhet en plan for hva som skal gjøres dersom en uønsket hendelse oppstår? I dette blogginnlegget får du en kort og konsis innføring i hvordan du lager en slik plan og hva den skal inneholde. Lykke til!

Beredskapsplaner utarbeides på bakgrunn av gjennomførte risikoanalyser og beredskapsanalyser, samt standarder, myndighetskrav og virksomhetskrav. Beredskapsplaner skal benyttes aktivt i håndteringen av beredskapssituasjoner og har til hensikt å bidra til at responsen både er planlagt og forutsigbar, samtidig som den også er effektiv og koordinert.

Vi kan derfor si at beredskapsplaner skal beskrive hvem gjør hva, hvor, når, hvordan og til hvilken effekt. Kort oppsummert skal planen skissere:

• Hvilke ansatte som inngår i beredskapsplanen
• Hvilke arbeidsoppgaver og ansvar de ulike ansatte har
• Hvordan de ulike ansatte skal respondere og kommunisere, samt hvordan de også skal forholde seg til interne og eksterne ressurser

Et eksempel: Du jobber på en skole, og brannalarmen går. Det har brutt ut brann i kjelleren på skolebygget, og flammene sprer seg raskt. Hvor skal elever og ansatte møte når de har kommet ut av skolebygget? Hvem står for opptelling og registrering av de som ikke har møtt på samleplassen? Hvem skal du varsle om brannen? Vet du skolens adresse, slik at du kan gi denne til brannvesenet når du ringer 110? Hvem er ansvarlig for å møte brannvesenet når de kommer? Hvem skal sørge for å evakuere bevegelseshemmede elever? Har skolen utstyr for å slokke, og hvor er dette plassert? Skal du som ansatt gå gjennom bygget og sjekke om det er elever og ansatte som ikke har kommet seg ut? Og hva gjør du etter at brannen er slokket og normaltilstanden er gjenopprettet? Hvordan ivaretas elever og ansatte? 

Ett eksempel til: Du jobber som rådmann i en kommune og får telefon fra en av dine ledere om at hun og tre andre ansatte har vært involvert i en stygg bilulykke. Hun vet ikke omfanget, virker apatisk og kan ikke svare godt for seg. Samtalen blir brutt. Du prøver å ringe opp igjen, men får ikke svar. Deretter ser du på www.vg.no at det har vært en møteulykke mellom to personbiler på samme riksvei som dine ansatte skal ha kjørt. Flere skal være omkommet, og andre er hardt skadd. Hva gjør du nå? Og hva skal du gjøre når du har fått bekreftet at to av dine ansatte er omkommet? Hva skal du gjøre i forhold til media? Skal du gjøre noe i forhold til de pårørende?? Og hva med kollegaene på kommunehuset?

Beredskapsplanen som et funksjonelt planverk

Beredskapssituasjoner preges ofte av trussel, usikkerhet, tidspress og stress. Dette innebærer at beredskapsplaner må være funksjonelle og effektive å bruke, fordi hensikten er at de skal være et verktøy for beslutningsstøtte. For å sikre dette, anbefales følgende oppbygning av planverket:

1. Operativ del: Dette er den delen som brukes aktivt under håndtering av hendelser. Den må derfor være lett tilgjengelig.
2. Administrativ del: Denne delen benyttes ikke aktivt, men kan inneholde informasjon som kan være nyttig å ha tilgjengelig.
3. Vedlegg: Denne delen inneholder støttedokumenter som kan være til nytte under spesielle hendelser, eller som kan være nyttige for enkelte ansatte som innehar spesielle oppgaver og ansvarsområder.

Operativ del

Den operative delen av beredskapsplanen er den som benyttes aktivt under håndtering av hendelser. Det betyr at den må være tydelig, oversiktlig og forståelig. I tillegg bør det inngå arbeidsdokumenter som det kan noteres på, slik at en kan skrive ned fortløpende informasjon. Denne delen kan inneha ulike dokumenter, som eksempelvis:

• Varslings- og mottaksskjema: Skjema til bruk ved mottak av informasjon og varsling til interne og eksterne aktører.
• Umiddelbare handlinger: Oversikt over forhåndsplanlagte handlinger i gitte situasjoner.
• Mobilisering og kommunikasjonsplan: Oversikt over hvilke ansatte, enheter og funksjoner som skal mobiliseres, og hvordan de skal kommunisere med hverandre.
• Støtteark for normalisering: Beskrivelse av hvem som kan beslutte at håndteringen er ferdig og at normalisering av situasjonen starter. I tillegg skal det beskrives hvordan normalisering skal foregå, samt videre oppfølging.

Administrativ del

Den administrative delen av beredskapsplanen skal beskrive oppbygningen av virksomhetens beredskapsledelse, ansvarsområder og forholdet mellom disse. Samtidig må denne delen også si noe om arbeidsoppgaver tilknyttet de ulike ansatte og hvilken beslutningsmyndighet disse innehar. Det kan også være aktuelt og hensiktsmessig å beskrive hvem beredskapsplanen gjelder for og hva som er formålet med denne. Fordi denne delen kan inneholde mye informasjon, er det viktig at alle ansatte kjenner til denne informasjonen på forhånd. Dette fordi en da slipper å måtte lese dette under håndteringen av en hendelse.

Vedlegg

Bakerst i beredskapsplanen kan det legges informasjon som kan være nyttig for spesielle hendelser. Dette kan eksempelvis være informasjon om spesialtjenester, for eksempel bedriftshelsetjenesten, informasjon om mediehåndtering og offentlige informasjonstjenester.

Beredskapsplanen kan være et meget nyttig verktøy i en beredskapssituasjon. Det er likevel verdt å merke seg at beredskapsplanen må øves på, for at den skal kunne anvendes på en tilfredsstillende måte. Om planverk ikke er innøvd, kan dette medføre problemer ettersom en plan i seg selv ikke inneholder svar på alle utfordringer en kan møte. Og når den uønskede hendelsen oppstår, er det gjerne for sent å sette seg inn i beredskapsplanen; da må alt gå på skinner. Neste ukes blogginnlegg vil derfor omhandle beredskapsøvelser og læring!