Den vanskelige samtalen...🥶

Det er én ting du må ha klart for deg når det gjelder «den vanskelige samtalen»:

Den blir verre om du utsetter den.

Vi er skrudd sammen slik at det er bedre å stikke hodet i sanden, og håpe det går over. 

Men hallo, det gjør jo ikke det‼

Utsetter du samtalen, utsetter du problemet, som igjen vokser og gjør alt bare vondt verre - for alle parter 😞. 

Bare rett ryggen og sett igang, du har sagt ja til å være leder, og dette er, enten du vil eller ikke, en del av jobben 💪.

Og du? For all del ikke forveksle den vanskelige samtalen med medarbeidersamtalen. 

Nå skal vi snakke om "den vanskelige samtalen", samtalen som kan gi alle og enhver en vond klump i magen. 

Har du kjent denne klumpen? 

Det har jeg.

SÅ HVORDAN FORBEREDER VI OSS BEST MULIG TIL EN SLIK SAMTALE ❓

En suksessfaktor for et vellykket resultat er med dette, som for de fleste andre ting her i livet, forberedelse 🤩. 

Logisk nok. 

En godt forberedt samtale bidrar til at ubehaget i forkant av samtalen blir mindre for din egen del, og ikke minst for hovedpersonen selv ❤️. 

Og det vil vi vel? 

Sett deg så ned og tenk gjennom følgende, dersom det er din tur til å ta den vanskelige samtalen nå:

📍 Bakgrunn for samtalen (det skal ikke være synsing som er årsaken til samtalen, det skal være fakta!)

📍 Hvordan vil samtalepartneren kunne reagere på samtalen?

📍 Hva vil du oppnå med samtalen?

📍 Hvordan skal du oppnå målet?

📍 Hvordan skal du følge opp at målet faktisk blir nådd, slik at dere ikke må sette dere ned til en ny samtale om en stund?

Du kan faktisk øve på å bli en god samtalepartner under en vanskelig samtale. 

Har du noen å sparre med 💬? 

I så fall anbefales dét på det sterkeste . 

Da kan dere bytte på å spille den andre part; stille kritiske motspørsmål, bli sint, bli fortvilet eller bare rett og slett spille apatisk. Hvordan motparten reagerer vet du faktisk ikke før kommunikasjonen er i gang.

SÅ HVORDAN GJENNOMFØRER VI BEST MULIG TIL EN SLIK SAMTALE ❓

Som ved gjennomføring av medarbeidersamtaler, fortjener motparten også ved en vanskelig samtale at dere sitter i fred og ro 🙏. 

Sett mobilen 📱 på lydløst, og sett dere i et rom der dere får sitte uforstyrret. 

IKKE (❗️❗️) ta denne samtalen en fredags ettermiddag slik at dere begge risikerer å få en helg bestående av grubling, uten å få anledning til å snakke sammen. 

Ta samtalen tidlig i uken, og helst tidlig på dagen. 

På den måten får dere forhåpentligvis mulighet til å møtes senere på dagen, og da blir det enklere å prate jobb igjen. 

Du må ha forståelse for at personen som er årsaken til samtalen vil kunne reagere på mange ulike måter. Ikke bare har dette med personens egenskaper å gjøre; det kan ha like mye med dagsform å gjøre og om han/hun har møtt motgang på andre fronter, som for eksempel hjemme ❤️.

Når du starter samtalen, så vær bevisst ditt kroppsspråk. 

Dersom du starter med en sint mine  😡 og kvasse kommentarer, vil samtalepartneren kunne gå rett i forsvar. 

Forklar ryddig og enkelt hva saken dreier seg om, og husk at dette ikke skal basere seg på synsing eller «jeg fikk en telefon om at du…». Vi holder oss som sagt til fakta. 

Gå gjennom hva som nå vil skje, alt fra at dere skal ta en prat, til at dere skal diskutere løsning, og at dere til slutt vil ta en oppsummering. Det gir begge parter en trygghet, og denne trenger dere for å få et resultat til det beste både for personen og for organisasjonen 🙏.

Samtalen skal ikke (❗️❗️) være et énmannsshow fra lederens side. 

Etter at du som leder har lagt fram fakta, kan du sette deg litt tilbake og la samtalepartneren få ordet. Han har rett til å forklare sin side av saken. 

La han få komme med forslag til hvordan endringen kan skje. For at det må til en endring er jo soleklart, ellers hadde dere ikke hatt behov for å møtes på denne måten. 

Avtal en ny samtale etter at samtalepartneren har fått sagt sitt i saken. 

Hvorfor ❓

...Fordi det da blir en bekreftelse på at du som leder vil følge opp saken, og samtidig gi «motparten» mulighet til å vise at det har skjedd en forbedring. 

Ikke la dette avtaletidspunktet bli en dato for langt fram i tid; da kan det være en fare for at alt renner ut i sanden. 

Før dere skiller lag etter samtalen, går du gjennom hva dere nå har sittet og snakket om 💬.

På den måten vil dere utelukke misforståelser, og utsagn som ikke kom ut slik de var ment. 

Skriv et referat fra samtalen så kjapt som mulig, og la dette bli et dokument dere begge signerer og arkiverer i personalarkivet. Det ansvarliggjør og understreker alvoret i saken, og det er samtidig dokumentasjon som kan være meget relevant i personalspørsmål på et senere tidspunkt (som jeg alltid litt flåsete sier: det som IKKE er dokumentert, det har IKKE skjedd). Mange er så redd for faktisk å skrive dette ned på papiret av en eller annen grunn.

"DET ER BEDRE Å TA DET OPP I FELLESSKAP"

«Det er bedre å ta det opp i fellesskap» tenkte nok lederen som på et fellesmøte informerte om at det var oppdaget at «noen» hadde forsynt seg av kontorrekvisitaen til aktiviteter som tydeligvis ikke involverte arbeid nedskrevet i stillingsinstruksen 

Hva dette førte til❓

Den som faktisk var den skyldige pustet tydeligvis lettet ut, med bakgrunn i at når dette kommer opp som tema på et fellesmøte er det tydeligvis ikke noe hun eller han er alene om 🤫. 

Flere av de andre ansatte begynte å se mistenksomt på hverandre både under møtet og i etterkant, og det ble hvisking og tisking om hvem som var den skyldige. 

Med andre ord fikk dette motsatt effekt 😳. 

Etter at lederen hadde stått foran gjengen sin og informert om naskeriet, ble hele organisasjonen verre stilt.

 Jeg vil hardnakket påstå at dette kun skjedde fordi lederen var FEIG. 

Han turte ikke å ta dette opp på tomannshånd med den som faktisk var skyldig i naskeri. I stedet førte dette til at flere følte seg mistenkt, noen mistenkte uskyldige kollegaer, og mye av arbeidstiden gikk med til å diskutere hvem det kunne være som gikk og forsynte seg av penn og papir. 

I tiden etterpå forsvant det mer kontorrekvisita enn hva det hadde gjort før fellesmøtet der lederen informerte om naskeriet 🧛‍♂️. 

Tydeligvis var det flere som startet å ta skrivebøker, penner og lignende med hjem. Det var jo allerede noen som hadde gjort det, og kanskje de tenkte slik at det nå ble mer legitimt…❓

Det er for sent å fortelle dette til denne lederen, men for oss andre får vi ha følgende i bakhodet: 

«If you can’t stand the heat 🔥, stay out of the kitchen…»

——————————————————————————————————

Dette innlegget er et utdrag fra boken min «Hjelp, jeg har blitt sjef». Innholdet brukes også i lederkurset «Hjelp, jeg er sjef!».