Dokumentasjon, dokumentasjon, dokumentasjon

Tungt, kjedelig og unødvendig? Jeg kan være enig i at det noen ganger kan være både tungt, kjedelig og i overkant byråkratisk. Men unødvendig? ...NEI, aldri i livet!:

For du verden så glad du skal være for at du har dokumentasjonen i orden den dagen noe skjer!

Forskrift om brannforebygging, som ble gjeldende 01.01.2016, sier at en virksomhet som har rett til å bruke et byggverk skal dokumentere at virksomhetens plikter er oppfylt når det gjelder:

• Brannsikker bruk av byggverket
• Brukerens systematisk sikkerhetsarbeid

Er du usikker på hvor du skal begynne, hvordan du skal gjøre dette, og ikke minst hvorfor?

Hvem?

Vi begynner med hvem bruker faktisk er. Dette var vi borti i forrige ukes bloginnlegg også, men la oss ta det én gang til:

Brukeren kan være eieren selv, eller den som har avtale med eieren om bruk av «objektet». Dersom den som har en avtale om bruk framleier sin bruksrett, er det den nye brukeren som defineres som «bruker» i henhold til Forskrift om brannforebygging.

Hvorfor?

Så går vi  rett over på  hvorfor du skal dokumentere:

Når det foreligger et slikt krav til dokumentasjon, vil dette fremme virksomhetens egen kontroll med at plikter som følger av forskriften blir oppfylt. Det gjør enkelt og greit at du og dine blir «tvunget » til å rette oppmerksomheten mot brannsikker bruk av byggverket – og mot systematisk sikkerhetsarbeid. Noen ganger trenger vi et spark bak for å gjøre jobben vår – og dét hjelper kravene i Forskrift om brannforebygging oss med, for å si det slik!

Brann- og redningsvesenet skal kunne gjennomføre et effektivt, og ikke minst et grundig, tilsyn med brannsikkerheten i byggverket du bruker. Ved å ha denne dokumentasjonsplikten, og (selvfølgelig) oppfylle denne plikten – legger du til rette for at tilsynspersonellet kan gjøre sin jobb på en hensiktsmessig måte.

I verste fall kan mangel på dokumentasjon føre til store avisoverskrifter og det som verre er. Tenk deg skrekkscenariet:

Brannalarmen går, og de som befinner seg i tredje etasje ser at utgangen de normalt pleier å bruke er full av røyk. De går derfor raskt mot trapperommet og nødutgangen i motsatt ende. Småstresset springer de videre ned trappene, mens de kjenner at det hele er uvirkelig. De bare ser på hverandre – tenker tusen tanker, og småspringer... Panikken og røyken innhenter dem – ...og nødutgangen som vil være forskjell på liv og død? Den er låst, og lar seg ikke åpne!!!

Hvordan føles det om du var den personen som kunne vært disse fortvilede menneskene sin forskjell mellom liv og død? Tenk om det var du som via din egenkontroll (og dokumentasjon av denne) kunne ha oppdaget at døren ikke kunne nyttes som nødutgang med denne type lås.... La oss inderlig håpe at ingen av oss noen gang får kjenne på den følelsen. 

Hvor begynner vi?

La oss gå over til hvor du skal begynne, og hvordan du skal gjøre dette:

Når du skal begynne å dokumentere, må du jo først ha noe å faktisk dokumentere! Så vi begynner på toppen, med dokumentasjon på «brannsikker bruk av byggverket»: Dette betyr at du må kunne dokumentere at byggverket brukes i samsvar med de kravene til brannsikkerhet som gjelder for byggverket. Tung setning, og tungt stoff? La oss ta et lite eksempel på hva jeg mener før vi går videre:

Du må kunne dokumentere at byggverket du er bruker av faktisk blir brukt til det som det er ment å brukes til. Det er en grunn til at det er andre brannkrav til en garasje på 50 m², enn det er til et skolebygg, eller til et overnattingsted for den saks skyld.

Det er forskjellige brannkrav til forskjellige byggverk...

Hvordan du som bruker skal kunne vite hvilke krav som gjelder? Denne informasjonen er eier pliktig å gi til deg. Har han/hun ikke gjort dét, så etterspør den. For den informasjonen må du ha – så enkelt er det. Både du som bruker, og eieren selv, har plikt til å utveksle opplysninger og å samarbeide om brannforebyggingen.

Du skal videre kunne dokumentere at dere unngår unødig risiko for brann. Et eksempel på slik dokumentasjon er at dere har iverksatt tiltak for å ikke ha søppelspann inntil ytterveggen. Du skal også dokumentere at dere sørger for at rømningsveiene opprettholder sin funksjon. Her kan vi gå tilbake til eksempelet jeg la fram om døren i rømningsvei som var låst.

Er det skader i byggverket eller på sikkerhetsinnretningene som kan påvirke sikkerheten? Med sikkerhetsinnretninger menes for eksempel brannalarmanlegget eller lysene som viser deg hvor du skal gå når du ellers ikke finner ut på grunn av mørke og/eller røyk. I så fall er du pliktig å informere eieren om dette. Du skal da kunne dokumentere at du har oppdaget skaden, og videre at du har gitt informasjonen videre til eieren.

Kanskje det er gjort endringer på byggverket? Selv en liten endring som vi tenker på som «uvesentlig», kan være den viktigste faktoren den dagen det bokstavelig talt brenner rundt ørene på oss...

Videre sier forskriften at dersom det oppstår forhold som vesentlig reduserer brannsikkerheten, skal det straks gjennomføres ektraordinære tiltak fram til risikoen er normalisert. Hva som menes med dette?

Jo, for eksempel den dagen alarmanlegget er ute av drift: Da skal du kunne dokumentere at du har satt i verk ekstraordinære tiltak – eksempelvis styrket vakthold.

Nå har vi tatt for oss det første av de to kulepunktene i begynnelsen av blogginnlegget, nemlig «Brannsikker bruk av byggverket». Slik gjør du det videre på det neste kulepunktet. Se også filen du kan laste ned rett under blogginnlegget. Den gir deg en oversikt over hva som kan være med under kulepunktene (obs! ...husk at den listen ikke er utømmelig!).

Det er helt i henhold til regelverket at du som bruker får andre til å utføre dette dokumentasjonsarbeidet vi snakker om. Men du? Det er likevel du som er ansvarlig for at dokumentasjonen faktisk blir utført.

Om du vil lære mer om dette, har vi laget nettkurset "Brannvernansvarlig", som du kanskje vil finne god nytte i. 

På papir eller på data?

Men, for ikke å glemme noe mange stiller spørsmål om når jeg har vært på branntilsyn i løpet av mine år i brannvesenet:

«Hvordan skal vi dokumentere dette her? Må vi ha en perm til alt dette? For i min bedrift liker vi helst å ha alt elektronisk...»

Plikten til dokumentasjon innebærer at informasjonen skal være tilgjengelig og skriftlig. Den trenger ikke å være i en perm bak pulten din, den kan likegodt være lagret på PCen. Det som er viktig er at du faktisk bruker byggverket på en brannsikker måte, og at du utfører systematisk sikkerhetsarbeid. Hvordan du dokumenterer dette arbeidet sier ikke forskriften noe om. Du SKAL dokumentere at du har gjort jobben din, så enkelt er det!

Husk at det er eieren sitt ansvar å dokumentere at de tekniske kravene er ivaretatt! Men, du må få tilgang til den delen av dokumentasjonen som du trenger for å kunne ivareta dine forpliktelser i henhold til regelverket.

Lykke til!!!

Hilsen fra Karine

Her kan du laste ned en liten huskeliste for hva du som bruker skal dokumentere (dette kunne du laste ned i forrige ukes blogginnlegg også, men vi gjentar det – for sikkerhets skyld. PS! Listen er ikke uttømmende):

BRUKERS DOKUMENTASJON