Er du redd for konflikter på jobb? Ta dem på møteagendaen før de vokser.

arbeidsmiljø hms ledelse lederskap psykososialt arbeidsmiljø Dec 05, 2024
Løse konflikt på jobb

En undersøkelse fra CPP Global (som står bak rapporten "Workplace Conflict and How Businesses Can Harness It to Thrive") viser at konflikter på arbeidsplassen er en betydelig bekymring. 

Det visste du nok uten å kjenne til rapporten, men likevel:

 

Noen ganger så trenger vi å se kalde fakta på papiret (eller i dette tilfellet på dataskjermen):  

  • 85% av ansatte har vært involvert i en eller annen form for konflikt på jobben.
  • 29% av ansatte rapporterte at de har opplevd konflikter som har påvirket deres arbeid negativt, noe som kan inkludere redusert produktivitet eller økt stress.

I tillegg rapporteres det at mange ansatte føler seg usikre på hvordan de skal håndtere konflikter, og det er ikke uvanlig at folk enten unngår eller feiger ut i møte med konflikt. Det er derfor på tide med en ny artikkel om temaet konflikter på arbeidsplassen. Jeg syns vi rett og slett skal brette opp ermene, rette oss opp i ryggen, og sammen se hva vi kan gjøre.

 

Er du gal? Konflikter på møteagendaen?

Er du gal? Det er et spørsmål som kan være både alvorlig og humoristisk, avhengig av konteksten.Jeg skal ikke kaste meg ut i et spørsmål om hvorvidt jeg er gal eller ikke – det er helt klart et spørsmål som kan diskuteres.

Når vi tenker på konflikter på arbeidsplassen, kan det faktisk føles som om det er akkurat dét spørsmålet vi bør stille oss selv. Er det galskap å ha konflikter på møteagendaen? Eller er det mer galskap å lukke øynene hardt igjen – og håpe konfliktene er borte når vi forsiktig åpner dem igjen?

...Jeg tror du vet hva jeg mener.

Vi kan alle være enige om én ting: Konflikter er ikke akkurat noe vi er opplært til å håndtere på en konstruktiv måte. Tvert imot, konflikter blir ofte sett på som noe skummelt, noe farlig, noe vi helst ikke snakker om. Vi unngår dem, håper de forsvinner av seg selv, og gjør vårt beste for å skjule dem under teppet. Men som vi vet, når noe blir unngått i lengden, kan det komme tilbake og gjøre enda større skade.

Så hvorfor ikke møte konfliktene på en annen måte? Hva om vi kunne gjøre konflikthåndtering til et regelmessig tema på møtene våre? Hva om vi kunne se på konflikter som en mulighet for vekst, både på et personlig og organisatorisk nivå? Hva om vi kunne lage en kultur der konflikter ikke er tabu, men heller noe vi er trygge på å håndtere, diskutere og lære av? Et tema som er på tide å bli ufarliggjort?

Denne artikkelen skal handle om nettopp dette: Hvordan vi kan gjøre konflikter til et tema på møteagendaen, og hvorfor det kan være en av de beste investeringene vi gjør for både arbeidsmiljøet og organisasjonen som helhet.

Jeg håper du er klar til noen tanker om dette.

 

Konflikter som mulighet

La oss være ærlige: Det er ingen som ønsker konflikter. De er ofte ubehagelige, skaper stress, og kan føre til dårlig stemning på arbeidsplassen. Men det betyr ikke at de er nødvendige onde. Faktisk kan konflikter – når de håndteres riktig – føre til mange positive resultater.

Når to personer er i konflikt, betyr det vanligvis at de har ulike synspunkter eller at en situasjon har utviklet seg til å skape frustrasjon. Men det er nettopp denne uenigheten som kan føre til forbedringer. Konflikter kan tvinge oss til å se på problemene fra et nytt perspektiv, og de kan føre til bedre løsninger. Når vi håndterer konfliktene på en konstruktiv måte, kan vi faktisk styrke samarbeidet, forbedre kommunikasjonen og bygge tillit mellom kolleger.

Konflikter handler altså ikke nødvendigvis om å vinne eller tape. De handler om å finne en løsning som fungerer for alle parter, og som fremmer felles mål. I en organisasjon kan dette bety at teamet kommer sterkere ut av konflikten, med bedre arbeidsforhold og et bedre samarbeid i fremtiden. Det er et klassisk eksempel på hvordan "negativt ladede" situasjoner kan føre til positiv utvikling.

Så, hvorfor unngå noe som potensielt kan være så nyttig? Hvorfor vente på at konfliktene skal vokse til ukontrollerbare størrelser, når vi kan lære å håndtere dem før de går ut av kontroll? Det er her vi trenger å ta tak i problematikken – og begynne å gjøre konflikter til et tema på møteagendaen.

 

Hvordan kan vi gjøre konflikter til tema på møteagendaen?

Nå som vi har forstått at konflikter ikke nødvendigvis er noe negativt, hvordan kan vi gjøre dem til en del av vår møteagenda?


Svaret er enklere enn vi tror: Vi må begynne å skape rom for samtaler om konflikthåndtering. I stedet for å vente til konflikten er et faktum, bør vi planlegge tid på møtene våre til å diskutere hvordan vi skal håndtere konflikter når de oppstår.

  1. Sett av tid til refleksjon
    Ikke vent til en konflikt har eskalert før du tar den opp. Sett av tid på møtene deres til å diskutere hvordan dere som team kan håndtere konflikter i fremtiden. Det handler ikke om å ta opp spesifikke konflikter mellom ansatte, men om å ha en åpen og ærlig diskusjon om hvordan konflikter kan løses på en profesjonell og respektfull måte.

  2. Definer spillereglene
    Sørg for at alle er enige om hva som er de riktige spillereglene når en konflikt oppstår. Dette kan inkludere hvordan man kommuniserer på en konstruktiv måte, hvordan man uttrykker uenighet uten å gå til personangrep, og hvordan man kan unngå at konflikten eskalerer. Det er viktig at alle er enige om hvordan de skal håndtere en konflikt når den oppstår, og at det finnes klare retningslinjer som kan følges.

  3. Fokuser på løsninger, ikke problemer
    I stedet for å bruke tid på å grave frem gamle konflikter eller beskylde personer for feil, bør dere fokusere på hvordan dere kan løse eventuelle uenigheter på en positiv måte. Diskuter hvordan dere kan bygge et arbeidsmiljø hvor konflikter blir sett på som en mulighet til å lære, utvikle seg og finne bedre løsninger. Det er viktig å gjøre det klart at konflikt ikke nødvendigvis betyr at noe er galt – det kan rett og slett være et tegn på at noe må endres.

  4. Bruk eksempler
    For å gjøre temaet mer konkret, kan dere for eksempel bruke en av eksemplene fra boken Hjelp, jeg har blitt sjef!. Det er eksempler som de fleste arbeidsplasser vil kjenne seg igjen i. Og nettopp ved å bruke eksempler, kan dere gi deltakerne noe å relatere til, og gjøre diskusjonen mer relevant. Hyl ut om du ønsker andre eksempler som kan passe på din arbeidsplass. Vi har kanskje et eksempel og to som du og dine kollegaer vil finne nytte i.

  5. Tenk langsiktig
    Husk at konflikthåndtering er en ferdighet som krever tid og øvelse. Å inkludere konflikter som et tema på møteagendaen bør virkelig ikke være en engangsforeteelse, men en kontinuerlig prosess. Det handler om å bygge en kultur der folk er trygge på at konflikter kan løses på en konstruktiv måte, uten at noen blir utelatt eller føler seg angrepet.

 

Visualisering kan hjelpe

En god måte å forberede seg mentalt på å håndtere konflikter er gjennom visualisering. Dette kan høres ut som en noe ukonvensjonell tilnærming, men faktisk har visualisering vist seg å være et nyttig verktøy for å redusere stress og bygge selvtillit i ulike situasjoner.

Visualisering kan bidra til å skape et mentalt rom der du er forberedt på hvordan du vil håndtere konflikter når de oppstår. Her er en enkel visualiseringsøvelse hentet fra boken "Hjelp, jeg har blitt sjef!", som kan hjelpe deg i å møte konflikter på en mer positiv og konstruktiv måte:

«Konflikter som tema er noe vi i vår organsisasjon er kjent med, og trygge på. Vi vet hva vi skal gjøre både som medarbeider og leder om vi opplever en konflikt.  Vi vet hvilke spilleregler som gjelder både internt og i lovverket, og vi vet hvorfor en konflikt ikke nødvendigvis har et negativt fortegn. Vi er rågode på kommunikasjon rundt temaet «konflikter»:

Vi har konflikter jevnlig på vår møteagenda, det er ikke lenger et tabu-emne her hos oss. I stedet for å bruke tiden på å grave hodet i sanden som en feig gammel struts når en konflikt oppstår, eller i stedet for at vi lager fem hylende høns ut av en pitteliten fjær – så gjør vi de rette grepene slik at vi kommer STERKERE ut av konflikter vi kan dumpe bort i!»

Hvordan kjentes denne visualiseringen for deg? Tror du ikke det vil hjelpe deg til å senke skuldrene noen hakk? Prøv, så får du svar!!!

Gjennom daglig visualisering av en slik positiv tilnærming til konflikter, kan vi altså redusere angsten knyttet til å håndtere konflikter, og vi vil bli mer komfortable med å ta opp disse temaene.

Jeg syns dette fra Norges Håndballforbund om visualisering er beskrivende. Disse setningene i kursiv som du finner under her, er klippet og limt direkte fra Norges Håndballforbund sin side, og handler om nettopp visualisering:

"(...)Visualisering skaper ”spor i hjernen” som øker sannsynligheten for at det du vil  skal skje, skjer når du utfører det. Hvis du for eksempel har utviklingsoppgaver innenfor teknikk eller spillesituasjoner kan du visualisere at du gjør disse oppgavene slik du ønsker før treningen eller kampen, og på den måten øke sannsynligheten for å få det til i praksis. Visualisering er en god måte å trene på uten å gjøre selve aktiviteten. Gjennom visualisering får du mengdetrening uten å måtte utføre treningen fysisk i hallen eller på banen.

Visualisering øker også troen på at du kan få til det du vil, den øker selvtilliten. (...)"

Og igjen, det fungerer. Det er ikke så alt for mye jeg er skråsikker på her i livet, men visualisering? Dét kan jeg skrive under på (med to fete streker under svaret). For det funker.

 

Gevinster ved å ta konflikter på agendaen

Hva kan vi oppnå ved å gjøre konflikter til et tema på møteagendaen? Vel, gevinsten kan være mange:

  • Bedre arbeidsmiljø: Når vi er åpne om konflikter og har verktøyene til å håndtere dem, skapes en kultur av tillit og åpenhet.
  • Styrket samarbeid: Å lære å håndtere konflikter på en konstruktiv måte kan føre til bedre samarbeid og forståelse mellom kolleger.
  • Redusert stress: Å vite hvordan konflikter skal håndteres, kan redusere stresset som oppstår når misforståelser og uenigheter ikke blir adressert.
  • Økt produktivitet: Når konflikter ikke hoper seg opp og skaper unødvendige distraksjoner, kan teamet fokusere mer på arbeidsoppgavene og komme videre.

Og hvilke ringvirkninger fører ikke disse fire punktene med seg? ...Økt lønnsomhet, styrket omdømme, mindre gjennomtrekk i arbeidsstokken – for å nevne noen.

 

 

Konklusjon: Ikke la konflikter ødelegge, la dem bygge

Konflikter er en naturlig del av arbeidslivet, og selv om de kan være ubehagelige, trenger de ikke å være negative. Hvis vi er villige til å gjøre konflikter til et tema på møteagendaen og takle dem med en positiv innstilling, kan vi faktisk styrke organisasjonen og samarbeidet.

Misforstå meg rett. Jeg mener ikke at dere skal sitte på morgenmøte å ta opp konfliktene som er oppstått mellom Per og Pål. Derimot kan dere snakke om:

  • HVA dere skal gjøre om det oppstår en konflikt?
  • Hvorfor kan vi komme STYRKET ut av en konflikt både som organsisasjon og som kollega?
  • Hvilke positive effekter kan komme ut av å løse opp i en konflikt før den gir store arr?
  • ...Eller andre relevante forhold rettet mot konflikthåndtering i deres organisasjon.

Gevinsten kan bare bli bedre arbeidsmiljø, bedre arbeidsforhold og mange færre sorger.

 

Jeg vil avslutte artikkelen med et sitat av Samuel Butler som jeg har brukt tidligere, og som jeg kommer til å bruke så lenge det er pust (for å si det veldig så dramatisk): 

Hvis menneskene bare våget å snakke helt åpent med hverandre,
ville det være betydelig færre sorger i verden om hundre år                                                                                                                                                                                                                                                                                               

Det du har lest nå er en fin blanding fra boken «Hjelp, jeg har blitt sjef!» og tanker rundt kapittelet som handler om konflikter. Om du vil lese mer om boken, så kan du gjøre det her
Kanskje boken kan hjelpe deg og din arbeidsplass slik at ikke den berømte fjæren blir til fem ørten høns...