Fem tips for å opprettholde en god beredskap under ferieavviklingen

Se for deg at arbeidsplassen din får en beredskapshendelse; en brann, en ulykke. Dataangrep. Eller en annen uønsket hendelse. Midt i fellesferien.

Selvfølgelig er det da ting skjer. Midt i fellesferien. Få folk på jobb. Det er jo alltid slik.

Kanskje en av de ansatte har skadet seg på jobb.  Eller kanskje en av de ansatte har gjort noe utilgivelig mot en bruker eller en kunde… Mye kan skje. Det vet du, og det vet jeg.

Vi har derfor laget en liste med fem punkter som du kan bruke for å opprettholde en god beredskap i ferieavviklingen.

1. Personalplanlegging

Lag en grundig plan for bemanning i løpet av sommerferieavviklingen. Mange tar ferien sin i sommermånedene, noe som vil redusere personalressurser.

Sikre at det er nok ansatte til å håndtere eventuelle nødsituasjoner, og lag en backup-plan for å håndtere uventet fravær.

Husk alltid: Hvis nøkkelpersonell er borte, så ligger «gullet» i å ha erstattere for disse.

2. Kommunikasjon

Opprett tydelige kommunikasjonslinjer for alle ansatte, spesielt for de som er på jobb når de andre har ferie. De som er igjen på arbeidsplassen bør vite hvem de skal kontakte i en nødsituasjon, og hvordan de kan få tak i de rette personene.

3. Opplæring og gjennomgang av prosedyrer 

Ta en grundig gjennomgang av både beredskapsplanene og prosedyrene før sommeren.

Dette kan inkludere en gjennomgang av nødprosedyrer, evakueringsplaner, førstehjelpsopplæring, og andre relevante rutiner. 

Hva dette vil bidra til?
Jo, det vil kunne sikre at alle ansatte vet hva de skal gjøre i en nødsituasjon. Det igjen? ...Det fører til økt trygghet og forutsigbarhet for de som er på jobb når «alle andre» har ferie.

4. Vedlikehold av utstyr og systemer

Sjekk alle beredskapssystemer og -utstyr før folk reiser på ferie. Dette kan inkludere brannslukningsutstyr, nødlys, alarmer, kommunikasjonssystemer, og mer.

Det er så klart avgjørende å sørge for at alt fungerer som det skal i tilfelle en nødsituasjon i det daglige også, men ikke glem at ferievikarene skal kjenne til utstyr og systemer som både skal forebygge og begrense branner og andre uønskede hendelser.

5. Ekstern støtte og samarbeid

Noen ganger kan etablering av midlertidige kontrakter med eksterne leverandører være veien å gå for å dekke eventuelle mangler i bemanning eller ressurser. Aldri lek struts, og tenk at "det skjer ikke oss". For det gjør det. Når vi minst venter det.

Dessverre lever Murphys lov i beste velgående

Disse tiltakene bør hjelpe til med å sikre at beredskapen opprettholdes i løpet av sommerferieavviklingen. For vi kjenner alle til en vanlig formulering av Murphys lov:

«Alt som kan gå galt, går galt», noen ganger med tilføyelsen: «og på det verst tenkelige tidspunkt».

Det verst tenkelige tidspunkt i dette tilfellet er midt i ferien. Lite folk på jobb, og ofte med nøkkelpersoner sittende med en ananasdrink i hånden på andre siden av kloden.