Hvordan kartlegge arbeidsmiljøet (og hvorfor)?

Hvordan kartlegger du arbeidsmiljøet på arbeidsplassen din? Og hvorfor i all verden skal du gjøre dét?

Dette er spørsmål vi får til stadighet. Mange er bevisste på at de må kartlegge arbeidsmiljøet, men de mangler verktøyene. Andre har hørt at de må kartlegge arbeidsmiljøet, men de er usikre på hvorfor de skal gjøre nettopp dét.

Først og fremst: Det å kartlegge arbeidsmiljøet bør være en kontinuerlig prosess på enhver arbeidsplass. For arbeidsmiljøet er jo en kritisk faktor i de aller fleste virksomheter.

Tenk deg...

Tenk deg en virksomhet der arbeidsmiljøet er veldig dårlig. Baksnakking, misnøye, stor turnover, stress og høyt sykefravær er bare noen få negative nøkkelord for denne virksomheten. Det sier seg selv at dette er en arbeidsplass med store utfordringer – både på kort sikt, og i hvert fall på lang sikt; vel å merke hvis man ikke får gjort noe med utfordringene.

Ved å kartlegge arbeidsmiljøet kan du finne ut to ting:

1. Hvor dårlig arbeidsmiljøet egentlig er.
2. Den bakenforliggende årsaken til utfordringene.

I det hele tatt: Hvor skoen trykker!

Og da kan du gjøre noe med det. Jeg trenger ikke å forklare hvor stor gevinsten kan bli.

Flere måter å kartlegge

Det er flere måter å kartlegge arbeidsmiljøet, blant annet:

• Spørreundersøkelser
• Vernerunden
• Medarbeidersamtaler
• Personalmøter
• Møter med tillitsvalgte eller verneombud
• Gjennomgang av avviksmeldinger

Listen kan fort bli lang.

Uansett hvordan man velger å gå frem, og uansett om man bruker én eller flere kartleggingsmetoder: Det som er viktig er å vite hva man skal se etter, hvilke spørsmål man skal stille.

Stiller du feil spørsmål, eller unnlater du å stille alle de viktige (og riktige) spørsmålene, så sitter du igjen med noe du ikke kan bruke. Hvis du da velger å bruke resultatet av kartleggingen til å finne tiltak for å forbedre arbeidsmiljøet, så når du ikke målet.

Du må vite hva du skal se etter, hvilke spørsmål du skal stille 

 

Et veldig viktig moment

Og så – et veldig viktig moment: Når du iverksetter en arbeidsmiljøkartlegging, så må du ikke være redd for å avsløre at arbeidsmiljøet er dårlig. Du må heller ikke være redd for å finne ut hvorfor det er dårlig. Ikke prøv å ta omveier rundt sannheten, ikke gå rundt grøten, ikke vær redd for å komme til bunns i problemene. Ikke stikk hodet i sanden og håp at det går over.

Som regel går det ikke over hvis du ikke kartlegger arbeidsmiljøet, finner årsaken til at det har surnet til, og iverksetter tiltak for å få det på rett kjøl igjen.

Men hva hvis alt er fryd og gammen?

Men hvorfor kartlegge hvis alt er fryd og gammen? Mange arbeidsgivere ønsker ikke å bruke tid på en arbeidsmiljøkartlegging hvis alt fungerer som det skal. Hvis alle er glade. Når hjulene ruller jevnt og maskineriet går knirkefritt.

Bør vi egentlig røre ved det perfekte?

Svaret er et rungende JA!

Hvorfor? Jo, for å fange opp negative tendenser så fort som mulig.

Når arbeidsmiljøet har blitt dårlig, så er det for sent. Da skulle vi ha vært frempå og iverksatt tiltak allerede.

Og dessuten: Ved å gjennomføre en kartlegging av arbeidsmiljøet, så viser du at du bryr deg om de ansatte. Du viser at du ikke har senket garden, at du er opptatt av at de har det bra – også i perioder der alt virker som det går som det skal.

Et eksempel fra virkeligheten

Jeg er veldig glad i å bruke historier fra "real life", for å vise til konkrete eksempler på det jeg snakker om:

Jeg snakket med en bedriftsleder en gang, og han stilte seg uforstående da jeg spurte om resultatene av den siste arbeidsmiljøkartleggingen som var blitt gjennomført i bedriften hans. Han hadde ikke utført noen. Arbeidsmiljøet var svært godt, sa han. Jeg forklarte at det var viktig å kartlegge "i fredstid" også; på den måten kan virksomheten unngå at ting får ulme under overflaten, for plutselig en dag å sparke bein under den gode arbeidshverdagen og trivselen.

Bedriftslederen nølte. "Men vil ikke de ansatte bli mistenksomme hvis jeg begynner å stille spørsmål om hvordan de har det, nå som de har det så fint? Vi har ikke hatt noen utfordringer, og sykefraværet er rekordlavt. Alle skryter av at de har det så bra".

Det er ingenting i veien for å gjennomføre en arbeidsmiljøkartlegging selv om alle har det som plommen i egget og alt er gull og grønne skoger. Som sagt: Det gjelder å fange opp negative tendenser og utfordringer så tidlig som mulig. Når du lanserer arbeidsmiljøkartleggingen, så kan du begynne med å fortelle de ansatte at du opplever arbeidsmiljøet som godt. Si til dem at du ser at de trives. Skryt av dem. Forklar dem at du gjerne vil vite hva som skaper det gode arbeidsmiljøet. Og forklar dem at du vil plukke opp signaler om eventuelle utfordringer så fort som mulig – hvis det skulle være noen utfordringer.

Da det ble lagt frem slik, var det ingen utfordring å gjennomføre arbeidsmiljøkartleggingen. Da resultatene kom, viste det seg at det var spesielt tre ting denne bedriften gjorde som hadde en svært god innvirkning på arbeidsmiljøet. Det kom også frem at det var forbedringspotensiale på et par områder; disse ble da også tatt tak i.

Trenger du å kartlegge arbeidsmiljøet i din virksomhet?

Kanskje har du kartlagt arbeidsmiljøet før, kanskje aldri. Kanskje gjør du det med jevne mellomrom.

Vi har bistått mange virksomheter med å kartlegge arbeidsmiljøet deres. Det er en spennende og engasjerende oppgave for enhver leder å se hva som rører seg både over og under overflaten. Verneombud og tillitsvalgte inviteres med i arbeidet, og de er erfaringsmessig en svært viktig – ofte avgjørende – ressurs, både med gjennomføringen og oppfølgingen av arbeidsmiljøkartleggingen.

Hvis du vil kartlegge arbeidsmiljøet i din virksomhet, er du velkommen til å ta kontakt for en prat om hvordan vi kan hjelpe deg.

Hilsen
Paul