Knowledge is power! Om involvering, bevisstgjøring og ansvar i HMS-arbeidet.

Uttrykket Knowledge is Power blir ofte direkte oversatt med Kunnskap er makt. Jeg velger meg å oversette det til Kunnskap er styrke, og slik er det virkelig i HMS-arbeidet!

HMS er lovbestemt

Noen ganger er det lett at HMS-arbeidet blir en skrivebordøvelse, noe virksomheten MÅ gjøre fordi lovverket sier det. Jeg er mer opptatt av HVORFOR det finnes et lovverk som krever systematisk HMS-arbeid, og det er for å sikre at ansatte kommer like friske hjem fra jobb som når de kom. Det krever at HMS-arbeidet er en implementert del av arbeidshverdagen, og kan til og med være med å øke jobbengasjementet! Men det krever at ansatte har kunnskap om og eierskap til HMS-arbeidet på arbeidsplassen.

Alle virksomheter er pålagt samarbeid med ansatte i HMS-arbeidet. Dersom virksomheten har 10 eller flere ansatte, skal det velges verneombud. Dersom det er under 10 ansatte, kan virksomheten velge en annen løsning på ansattes involvering, men dette skal skriftliggjøres og signeres av alle ansatte (jfr AML §6-1).

Det viktigste uansett løsning, er at ansattes representanter er deltakende i HMS-arbeidet.

Slik går du frem for å få et hensiktsmessig systematisk HMS-arbeid

• Velg verneombud. Dersom dere ikke har gjort dette tidligere, ligger en fin beskrivelse av hvordan dere går frem i Forskrift om organisering, ledelse og medvirkning § 3-2.
• Send verneombud på kurs. Verneombud skal ha Grunnkurs i arbeidsmiljø (40-timerskurs). Meld på med en gang! Du finner mer informasjon om dette på kurssiden til Einang Safety. 
• Lag HMS-handlingsplan. Leder og verneombud lager en HMS-plan for året. Denne lages rundt hvert årsskifte og bør inneholde som et minstekrav, og med tidspunkter for:
  • Utarbeide HMS-mål for året. Disse bør være målbare, og ikke ulne som «vi vil ha det godt på jobb» eller «vi skal jobbe trygt». Gjerne så konkrete som: «Vi skal ha null skader», «Vi skal ha < 3% sykefravær» eller «alle ansatte skal være oppdatert på risiko i eget arbeid».
  • Gjennomføre eller revidere overordnet risikovurdering for virksomheten.
  • Utarbeide handlingsplan på bakgrunn av funn i risikovurderingen, og revidere disse inn i HMS-handlingsplanen.
  • Gjennomgang av risikovurderingen med alle ansatte, gjerne i et personalmøte.
  • Gjennomføring av vernerunde(r).
  • Gjennomføring av medarbeidersamtaler.
  • Brannvernrunder(r).
  • Plan for avvikshåndtering, hvordan disse skal gjennomgås og meldes tilbake.
  • Plan for gjennomføring av AMU (arbeidsmiljøutvalg) dersom bedriften har et slikt.
• Følg opp HMS-handlingsplanen!
• Bruk avvikssystemer. Sørg for å ha et godt fungerende avvikssystem, hvor ansatte melder inn uønskede hendelser og nestenhendelser. Risikovurderingen er et godt verktøy for å gjøre de ansatte oppmerksomme på hva en uønsket hendelse er, og vil hjelpe dem å formulere avviket. Avvik må følges opp, og ansatte må ha tilbakemelding på hva det førte til.
• Evaluer ved årsslutt. Nådde dere målene? Hva gjorde at dere nådde/ ikke nådde målene, og hva vil dere gjøre for å nå mål neste år?
• Lag ny HMS-plan 😊

Hvordan gjør du HMS til de ansattes superkraft?

Ifølge Forskrift om organisering, ledelse og medvirkning § 2-1, SKAL arbeidstakere delta i planlegging og vurdering av arbeidsmiljøet og gjennomføring av nødvendige og forebyggende tiltak. Dette er fordi det er de ANSATTE som kjenner hvor skoen trykker i løpet av arbeidshverdagen. I tillegg vil deltakelse i HMS-arbeidet gi en økt bevisstgjøring og kunnskap om hvilken risiko den ansatte har i eget arbeid. Det er lett å tenke seg at bevisstgjøring og kunnskap vil føre til en tryggere atferd i arbeidet!

I mine år i bedriftshelsetjeneste, opplevde jeg ofte at både ansatte og leder fikk seg en «aha-opplevelse» ved gjennomføring av den overordnede risikovurderingen, fordi mange av de risikofylte oppgavene var «en del av jobben», og ikke definert som en uønsket hendelse. I en bedrift hadde de sykefravær relatert til arbeidsmiljøfaktoren «emosjonell belastning over tid». 

Dette var ikke risikovurdert i det hele tatt, fordi det var ansett som en del av hverdagen! Risikotallet lyste rødt under risikovurderingen, og ansatte og ledere fant sammen frem til enkle og raskt gjennomførbare tiltak som ble iverksatt kort tid i etterkant.

Måter ansatte kan medvirke i HMS-arbeidet:

• Velge verneombud
• Verneombud bruker sin rolle aktivt, og har dialog med ansatte hen er verneombud for.
• Ved risikovurdering, deltar MINST verneombud fra arbeidstakersiden. Er det mange ansatte – ta med flere. Sørg alltid for at alle arbeidsoppgaver er representert med en ansatt.
• Ved gjennomgang av risikovurdering med alle ansatte, kan alle komme med innspill til det som er vurdert. Kommer det opp flere momenter? Ta dem med! Er det diskusjon om risikotallene? La alle bli hørt. Kanskje kommer det flere forslag til tiltak? Ta dem med, og la ansatte få tilbakemelding om hvordan det blir vurdert videre.
• Ved vernerunder informeres ansatte om at det skal gås vernerunde, og hvilke fokuspunkter vernerunden vil ha. Alle oppfordres til å tenke gjennom og komme med innspill.
• Melde avvik. Å opparbeide en kultur for avviksmelding er kjempeviktig. (dette vil bli belyst i et senere blogginnlegg)

Dette får du ved at ansatte medvirker i HMS-arbeidet:

• Ansatte har forståelse for risiko i eget arbeid. På den måten jobber de tryggere, og det er mindre risiko for både akutte skader og skader/ sykdom/ slitasje som kan oppstå over tid.
• Ansatte tar eierskap i HMS-arbeidet. Dette betyr mindre «mas» om å følge opp. Ansatte vil i større grad selv komme med forslag til tiltak, og være nytenkende med tanke på hvordan arbeidet kan gjennomføres.
• Engasjementet øker. Mye forskning viser at ansatte som opplever å bli sett og hørt, også opplever større jobbengasjement. Dette gjør at de også i større grad ønsker å være på jobb, selv om de ikke føler seg 100% friske.
• Sykefravær reduseres. Når ansatte jobber trygt, blir de sjeldnere skadde/ syke som følge av arbeidet. I tillegg vil de ha høyere terskel for å være hjemme, fordi de har det så innmari bra på jobb!
• Lojalitet til arbeidsplassen. Arbeidstakere som opplever seg sett og hørt og som har innflytelse på eget arbeid, vil i større grad bli i virksomheten i stedet for å søke seg til nye jobber.

Ved å ha med ansatte i det jevnlige HMS-arbeidet, vil altså ansatte oppleve økt forståelse av risiko i eget arbeid, og innarbeide arbeidsmetoder som gir lavere risiko for sykdom og skade. I tillegg vil som regel jobbengasjementet øke, fordi de opplever å ha innflytelse og reell medvirkning i egen arbeidshverdag, som igjen vil øke terskelen for å være borte fra jobb, øke lojalitet til arbeidsgiver OG gi bedre effektivitet i virksomheten. Rene Kinderegget altså!

Lurer du fortsatt på hvordan du skal ivareta HMS-arbeidet?

Hvis du nå sitter og tenker at din bedrift skulle hatt en boost på HMS-området, enten om det er hjelp til å skape involvering av ansatte eller bistand til planarbeid eller gjennomføring av risikovurdering: Ta kontakt for å komme i gang! Det å ha en rådgiver med kompetanse på HMS-området, vil være med på å veilede dere målrettet gjennom prosessen.

Silje er utdannet sykepleier og har jobbet størsteparten av sykepleierkarrieren i akuttmottak. Hun har siden 2016 jobbet i bedriftshelsetjeneste med rådgivning og bistand innen HMS-systematikk og -struktur, tett samarbeid med ledere og vernetjeneste, overordnede risikovurderinger, samt kompetanse på psykososiale og organisatoriske faktorer, sykefraværsoppfølging/-rådgivning, lederveiledning om helsefremmende faktorer på arbeidsplassen, samt koordinering av større og mindre kundeprosjekter. Hun har i tillegg tatt Helserett og fag fra Master i Helsefremmende arbeid med fordypning i arbeidsmiljø og helsefremmende arbeidsplasser. Jobber nå freelance med HMS, og skriver artikler om HMS for Einang Safety.