Tenk at du står på kjøkkenet og skal skrelle en løk.  

Du skal ikke hakke løken opp i små biter, men du skal ta av lag for lag.  

Løkmetoden var noe jeg kom på en lørdagskveld da jeg stod på kjøkkenet og skrelte løk til pizzaen.

Den handler om hvordan vi håndterer og henter inn rett (og nødvendig) informasjon knyttet til et avvik. Den handler om hva som er det egentlige avviket.  

Og for å finne det egentlige avviket, så er stikkordet «hvorfor».

Hvorfor spør vi ikke om "hvorfor"?

Vi er mennesker, og det er vi som lager avvikssystemer og -programmer. Enn så lenge i allefall.

Vi er (de fleste av oss i allefall) litt redd for å «pirke» for mye. Vi vil ikke grave for dypt. Det er noe ubehagelig med det. Er du enig? Avvikssystemene blir utarbeidet på bakgrunn av hvordan vi mennesker er. Slik er det jo bare. 

Men, når vi våger å lage et avvikssystem der vi hele tiden stiller spørsmålet «Hvorfor» …når vi våger å grave dypt nok – så finner vi den egentlige årsaken til avviket. Det er først da vi kan gjøre noe som fungerer i lengden. Det er først da vi har funnet gullet, for å si det slik.

Hva handler egentlig avviket om?

Ja, hva handler egentlig avviket om? 

Det vi tror er et avvik knyttet til det fysiske arbeidsmiljøet, er kanskje et avvik som egentlig har sin kjerne i det psykososiale arbeidsmiljøet. Eller omvendt. Vi vet faktisk ikke før vi graver dypt nok. 

Vi kan ha flere avvik som går på at vi "dulter" borti med bilene til avdelingen vår. Er det fordi vi har dårlige dekk? Fordi vi har så dårlig tid? Er det fordi vi ikke har respekt for andre sine eiendeler? ...Eller er det noe helt annet? Vi trenger å forstå. Vi trenger å skrelle løken, om du skjønner.

Eksempel: 

Si at vi har et avvik som går igjen (…og igjen). Et avvik som vi vil klassifisere som et avvik med hensyn til det fysiske arbeidsmiljøet: 

Det blir registrert gang på gang at vi lar vinduer stå åpne etter stengetid. Ikke en heldig situasjon når vi tenker på at uvedkommende da enkelt kan ta seg inn i lokalene våre og ta med seg alt fra datautstyr til sensitive opplysninger. Men det skjer. Vi lukker ikke vinduene. La oss si at det skjedd X antall ganger det siste året. Ingen gjør det med viten og vilje. "Det bare skjer". Vi "bare glemmer", og vi ser gjerne ikke utfordringen med det heller. 

Men hvorfor? 

…Hva er den egentlige årsaken? Når vi finner årsaken, så kan vi gjøre noe med den. Det er først da vi kan finne de rette tiltakene. De som faktisk fungerer. 

Det er her løkmetoden kommer inn: 

Vi har lært at vi skal stille spørsmålet «hvorfor». Det lærer vi helt fra vi er små. Som alle de gangene et barn gråter og vi spør "Hvorfor". Så vi spør hvorfor – vi har en innebygd nysgjerrighet – men når det kommer til å grave dypt, det er da vi trekker oss unna.

Basert på dette, så har vi gjerne spørsmålet «hvorfor» som en kommando i avvikssystemet etter at avviket er skrevet inn.
...Eller vi har en kommando som heter: "forklaring" eller "utfyllende svar", eller lignende. 

Kanskje vi besvarer spørsmålet «hvorfor» med: «For stort arbeidspress». Det er jo en litt (for) standard forklaring, er du ikke enig? Det er fort å skylde på stort arbeidspress. Kanskje det er reelt, kanskje det er årsaken til at vi glemmer å lukke vinduene etter endt arbeidsdag – men hvorfor? Hvorfor har vi så stort arbeidspress? 

La oss ta i bruk løkmetoden: Vi stiller spørsmålet «hvorfor» («Hvorfor har vi stort arbeidspress»), og logisk nok så får vi et svar. For eksempel så får vi svaret «Har fått for mange oppgaver». Da skreller vi av et nytt lag av løken: «Hvorfor har vi fått for mange oppgaver?»... og så videre. Du skjønner tegningen. Vi må stille spørsmålet så grundig at vi kommer til kjernen av avviket. Til hva som EGENTLIG er årsaken. 

Kanskje den egentlige årsaken er at vi har mange dårlige dataprogrammer som ikke snakker sammen, som igjen fører til at vi må utføre mange ulike oppgaver, fordi vi må legge inn informasjon i mange ulike programmer. Oppgaver som kunne blitt løst i ett og samme program. Kanskje er den egentlige årsaken at møter er lagt til slutten av arbeidsdagen, og når møtet er ferdig så må vi sprinte ut av lokalene for å rekke å hente barn på skole eller i barnehage. 

Når vi finner ut at den egentlige årsaken til det åpne vinduet er dårlige datasystemer, så er det så mye enklere å få bukt med avviket. For når jeg som leder da forteller at vi har registrert at vinduene i lokalene har vært åpne X antall ganger de siste tre månedene, og det følgelig har vært X antall tilfeller der vi kunne blitt frastjålet datautstyr (og hva det hadde betydd for oss økonomisk), så tro meg: Da lukker vi vinduet. Da husker vi det. Og da klarer vi å se sammenhengen mellom det å lukke vinduene og det å ha økonomi til å få datasystemer som fungerer. Og da investerer vi i et nytt, effektivt datasystem. Eller vi slutter å sette opp møter på slutten av arbeidsdagen.  

Avvikshåndtering må inn i ryggmargen på både arbeidsgiver og arbeidstaker

For å få dette til å fungere, er det vesentlig at de ansatte får inn i ryggmargen at det å melde inn avvik ikke er noe «shady» greier, men noe som må til for å få en arbeidsplass som er grei å jobbe ved – både fysisk og psykososialt.

Vi må få inn i ryggmargen at det er trygt å melde avvik, og at det er til det beste for alle parter – både for oss selv, for kollegaene våre, for kundene våre og for de der hjemme.

Og...: Vi må få inn i ryggmargen at det er helt greit, ja helt påkrevd, å stille spørsmål ved avvikene. At det er helt greit, og påkrevd, å spørre «hvorfor?».

Jeg syns at Arbeidstilsynet har så utrolig mye god informasjon. De har også informasjon om avvik og avvikshåndtering som jeg vil tipse deg om å ta en titt på.   

En morsom hjemmelekse om avviksbehandling

Morsom og morsom, Fru Blom, tenker kanskje du. 

Morsom..., artig..., interessant.... Du velger hvilket ord du vil velge for å beskrive hjemmeleksen. 

Den er i allefall vel verdt å gjøre.

Er du klar?

Se på hvordan avvikssystemet deres er lagt opp i dag. Er det lagt opp slik at dere faktisk kommer til kjernen? Eller får dere bare tatt av de to ytterste lagene av løken? Sjekk da! Jeg er veldig spent på hva dere finner ut! 

Hvis du trenger hjelp til å gå gjennom avvikssystemet deres, eller hvis du trenger hjelp i arbeidsmiljøarbeidet generelt, så er vi her for deg. Kontakt oss hvis du vil vite hva vi kan gjøre for deg og din virksomhet. Vi kan begynne med å ta en uforpliktende prat over en "digital kaffekopp" (les: en Teams-samtale). Gleder meg til å møte deg.

Hilsen
Karine