Du har sikkert også hørt en kollega som lettere irritert har mumlet: «Vi får jo aldri vite noen ting!», mens du selv kanskje har vært den som syns du har fått vite mer enn nok.

Hver medarbeider har ulikt informasjonsbehov, alt etter personlighet, stiling og erfaring (for å nevne noen faktorer). Slik er det bare... Vi er mennesker. 

Informasjonsbehovet i virksomheten

Er du ny som leder, så vil du kanskje oppleve at medarbeiderne dine har et mye større informasjonsbehov enn hva du trodde før du satt deg i lederstolen. Det kan gjøre deg matt. Jeg forstår.

Men du?

Du skal være veldig glad for at det stilles krav til informasjon fra deg som leder. Så lenge det ønskes informasjon har medarbeiderne også en eller annen form for interesse for sitt arbeid. Prøv å holde den tanken – i stedet for å ergre deg over at han «krever» for mye informasjon, eller at hun er altfor nysgjerrig. Ikke alltid enkel tanke å holde på, men tro meg:
Det funker.

Skal vi gi ut fortløpende informasjon om "alt" på arbeidsplassen?

Det er noe som heter sunn fornuft. Jeg sier ikke at man ukritisk skal gi ut informasjon i tide og utide. Men husk at samtlige som er involvert i organisasjonen, enten som medarbeider, din overordnede eller omgivelsene, har behov for en viss grad av informasjon.

Dersom det ikke blir gitt informasjon, lager folk fort sin egen informasjon som blir kommunisert ut. Ryktebørsen er skumle greier, men så lenge du bare sier A og ikke B, må du også forstå at den enkelte prøver å legge sammen to og to, og da blir det ikke alltid matematisk korrekt.

De beste informasjonskilder er folk som har lovet ikke å fortelle noe videre

(Axel von Ambesser)

Resultatet av manglende informasjon 

Jeg tenkte å vise til et par eksempler på mulige episoder knyttet til manglende informasjon. Er du klar?:

Eksempel A

Her foregår en samtale mellom fem kollegaer på lunsjrommet. Lederen har ikke kommet tilbake fra et omorganiseringsmøte med de andre lederne i oganisasjonen, selv om lunsjen er godt i gang og møtet skulle vært ferdig for en god stund siden:

Atle: «Det er rart at ikke Svein er tilbake fra møtet. Han sa det skulle være ferdig i god tid før lunsj.»

Petter: «Ja, jeg lurer litt på hva som foregår med tanke på omorgansieringen som er på gang. Vi får jo ingen informasjon. Tror dere noe vil skje med oss?»

Atle: «Jeg tror ikke det skjer noe med oss på gulvet på vår avdeling. Men jeg tror at vår leder garantert blir flyttet opp som øverste leder for tjenesten, han har jo hatt den rollen tidligere, både i ferier og ved sykdom.»

Janne: «Det er derfor han har lukket døren for å snakke en del i telefonen den siste uken. Jeg har sett at det har vært noe med han. Han har virket så ovenpå liksom.»

Petter: «Ja det skal ikke forundre meg. Det er derfor møtet drar sånn ut. Det er nok derfor Marthe har tatt lunsjen sin ute i dag. Hun tar ikke sjansen på å sitte her med oss, hun er vel redd for å røpe at hun blir vår nye leder. Hun har dessverre utdannelsen til det, og jeg har merket at hun og Svein har småsnakket en del de siste dagene. Det er sikkert derfor hun har bestilt seg ny bil også. Pengene har vel gått til hodet på henne allerede…..»

Denne samtalen kunne fort ført til flere usannheter, og et begynnende dårlig arbeidsmiljø. Her begynner tre av de fem rundt lunsjbordet å dikte opp en sannhet for å prøve å forstå hva omorganiseringen kan medføre. Det kunne lett oppstått flere «uheldige» følgefeil som følge av manglende informasjon om den nye organiseringen: 

• Usikkerhet hos de ansatte som følge av at de går og lurer på om de vil miste lederen sin som de har så stor tillit til.
• Sjalusi og misunnelse mot Marthe, som de antar vil bli den nye lederen deres. Nå vil de i værste fall fryse henne ut fordi hun som deres kollega ikke har sagt noen ting om at hun skal bli sjef. Hun har jo derimot vist så tydelig at hun allerede har blitt sjef, ved å kjøpe ny bil og smiske med sjefen hun skal få arve jobben av.
• En fjør blir til fem høns. Når Janne skal på fest med fagforeningsgjengen sin i kveld, forteller hun om det nye på avdelingen. Marthe som kanskje blir ny sjef, og snille Svein som sikkert skal rykke helt opp på toppen. Når en av de festdeltakerne kommer hjem på kvelden forteller han til konen sin at Marthe skal bli ny leder og at Svein har rykket helt opp. Videre at Marthe har jo latt den nye tittelen gå helt til hodet og kjøpt bil før ansettelsesavtalen i det hele tatt var signert.

Kunne Svein som leder ha unngått disse onde tungene med å gi informasjon i forkant av møtet?

Det er ikke alltid en som leder har mulighet til å gi ut informasjon under en pågående prosess. Likevel er det viktig å forklare at det er en prosess på gang, hovedpunktene i hva den går ut på, og hvorfor all informasjon ikke blir gitt ut til alle ansatte på dét tidspunktet.
Dersom du som leder har tillit i organisasjonen, vil dét være medvirkende til at det ikke lages egen, og til tider farlig, (feil)informasjon. Informér om milepælene i arbeidet dersom det er mulig, og inviter til informasjonsmøter når informasjonen kan deles. I en omorganiseringsprosess er samtidig alle de involverte ekstra på tå hev. Dét er viktig å ha i bakhodet. De fleste av oss er redde for forandringer, og da er det dessverre fort å la seg rive med.

Jeg vil påstå at Svein kunne ha unngått disse onde tungene. Jeg mener også at de kollegaene som satt og tidde under samtalen skulle sagt at slike rykter ville de ikke høre på (for «den som tier samtykker»…). De kommuniserte med resten av gruppa de også, selv om de ikke sa noe. Og kollegaene som satt og konspirerte skulle holdt seg for god til dette. Er det mulig at usikkerheten medførte at ballen begynte å rulle?

Tomrommet som oppstår ved manglende eller mislykket kommunikasjon, fylles raskt med rykter, sladder, vrøvl og gift

                                                                                                                                                                                                                                                                                                                  H. L. Mencken

Eksempel B

To naboer møtes ved postkassene en ettermiddag: 

Arne Olsen: «Jaja, nå skal vi ikke bare være naboer her på Toppen, nå skal vi bli naboer rundt lunchbordet i tillegg!»

(Jon Andersen smiler spørrende til Arne Olsen).

Arne Olsen: «Har du ikke fått med deg at jeg har fått meg jobb hos dere som selger, da?»

Jon Andersen: «Nei, vi får aldri informasjon om noen ting, vi! Uansett hva som skjer så er vi på gulvet de siste som får høre det. Sånn er det å jobbe der!»

Denne samtalen, som i utgangspunktet omhandlet en glad-sak, ble en ubehagelig opplevelse for begge parter. For Arne Olsen sin del så vi jeg tro samtalen fikk iallfall følgende 3 utfall:

1. Arne føler han har tråkket Jon på tærne. Han informerte jo en som allerede jobber i firmaet om noe han burde vite.
2. Arne føler seg ikke akkurat supervelkommen av sin nye sjef, når sjefen ikke engang har tatt seg bryderiet med å informere de andre om at det skal komme en ny (dyktig, positiv og glad) kollega.
3. Arne får litt kalde føtter med tanke på å ha sagt ja til jobben (…og sagt opp sin nåværende jobb). Det virker jo nesten som om det ikke er så veldig godt arbeidsmiljø på den plassen når de ansatte aldri blir informert om noen ting…

Jon Andersen derimot føler seg nok litt forbigått, siden han ikke har fått vite at naboen hans skal begynne i firmaet. Videre førte dette til at han fikk sjefen enda lenger opp i halsen enn tidligere. 

Kunne lederen ha gjort noe annerledes her, slik at samtalen ikke fikk det resultatet den fikk? Så klart. Dette er jo så typisk! Jeg kjenner jeg blir irritert på vegne av både Jon og Arne her jeg sitter og skriver. Samtidig blir jeg sint på, og flau over, lederen som ikke har nok kunnskap og forståelse til å se hvor viktig denne type informasjon er for organisasjonen.

Mest sannsynlig har nok sjefen bare ikke hatt tid til å informere om nyansettelsen når han burde, og deretter har det gått han hus forbi som følge av alle andre tidstyver.  En annen mulighet er at han ikke har forstått at slik informasjon er viktig for medarbeiderne å vite. En tredje mulighet er at dette skulle være unntatt offentlighet. Men her var allerede ansettelsespapirene signert, og alt opp i dagen. Da er det bare én ting å si: Pinlig…

Ukens artikkel er hentet fra boken «Hjelp, jeg har blitt sjef!» som er skrevet av Karine Einang. Boken brukes som en del av lederopplæringen vi tilbyr. Du kan lese mer om boken her:

«Hjelp, jeg har blitt sjef!»